這篇原本是作者預計在 iThome 鐵人賽發表的其中一篇文章，但後來因故取消參賽。接下來會陸續將一些個人筆記的內容放在這，也為了讓自己每次在演講時能夠再翻出來看一看。
「大學畢業後，我大概就不需要再搞什麼專題簡報了！」這是我在準備從學生邁向職場時的一個想法。
當時對於工程師的職涯看法就是投入所有的精神在「鍵盤」上所寫的程式碼或建構系統，可以埋頭在電腦世界一整天不跟人互動也沒關係。
曾經，我也遇到過很多已經投入職場的工程師抱持一樣的想法，認為只要 Coding 不就好了？！沒錯，寫得一手好程式絕對是必要的，但如何把結果完整的呈現在眾人面前，我想這是許多工程師都很不容易學習的一塊，就連作者到現在也常常遇到沒辦法很好詮釋的簡報，而這篇作者想要紀錄一下每一次失敗後的反省和對於簡報的想法。
準備簡報前的注意事項
作者第一場的大型簡報是在 DevOpsDays Taipei 2018，在這之前頂多就是 20 人左右的內部簡報。好巧不巧，正所謂第一次演講就出糗 … 大概就是我了。
當天的演講廳設備可能有些問題導致投影簡報時沒辦法完整呈現內容，所以就演出了一場「無畫面」的演講，但也讓作者從這當中了解到在演講過程中會發生各種你沒想過的問題，也讓我決定要預防每一次可能會出錯的各種注意事項。
確認演講場地與設備
研討會因為場地或經費的關係可能不會有預演的機會，多數都是在開始前 10~20 分鐘提供簡短的測試。但是，來都來了，如果發生問題來不及解決也只能硬著頭皮上，那麼那場演講也許就沒辦法獲得很好的效果，所以作者準備通常會確認當天現場的設備內容包含：
- 投影幕比例 16:9 或者 4:3：簡報最好是符合當天投影幕比例，否則有可能會遇到字過小或排版問題。
- 投影設備的解析度與線材：現在多數都有支援 HDMI 但有些比較老舊的演講廳會是 VGA 接頭，這都影響到投影出來的解析度是否能清楚呈現。
- 場地範圍或可容納人數：場地大小攸關於你在一張簡報上能夠塞多少內容，如果投影幕不夠大或是照顧到每一個聽眾的位置，那麼簡報就必須盡可能的擷取重點內容呈現。
- 麥克風手持或耳戴式：有些人在演講時會需要手握著麥克風比較不會緊張，如果耳戴式可能會讓雙手空空不知道放哪來，作者其實後來有克服這個問題，所以這項可以斟酌參考。
- 場地燈光：場地的燈光攸關於你的簡報該用白底黑字、黑底白字比較容易看得清楚，通常這點很難事前確認，但建議可以問一下主辦單位他們通常都勘查過現場予以最適合的建議。
確認演講場地與設備
研討會因為場地或經費的關係可能不會有預演的機會，多數都是在開始前 10~20 分鐘提供簡短的測試。但是，來都來了，如果發生問題來不及解決也只能硬著頭皮上，那麼那場演講也許就沒辦法獲得很好的效果，所以作者準備通常會確認當天現場的設備內容包含：
- 投影幕比例 16:9 或者 4:3：簡報最好是符合當天投影幕比例，否則有可能會遇到字過小或排版問題。
- 投影設備的解析度與線材：現在多數都有支援 HDMI 但有些比較老舊的演講廳會是 VGA 接頭，這都影響到投影出來的解析度是否能清楚呈現。
- 場地範圍或可容納人數：場地大小攸關於你在一張簡報上能夠塞多少內容，如果投影幕不夠大或是照顧到每一個聽眾的位置，那麼簡報就必須盡可能的擷取重點內容呈現。
- 麥克風手持或耳戴式：有些人在演講時會需要手握著麥克風比較不會緊張，如果耳戴式可能會讓雙手空空不知道放哪來，作者其實後來有克服這個問題，所以這項可以斟酌參考。
- 場地燈光：場地的燈光攸關於你的簡報該用白底黑字、黑底白字比較容易看得清楚，通常這點很難事前確認，但建議可以問一下主辦單位他們通常都勘查過現場予以最適合的建議。
該如何準備簡報內容
把簡報內容當作說故事
其實演講就是在述說一個故事，在準備簡報時可以先擬一個 Agenda 或是大綱草稿確認想表達的故事結構，過程中也可以穿插一些有趣的內容，作者更常見會拿當下發生的時事作為範例或者輔助，可以適時的吸引聽眾的眼球，提升專注力。
你希望聽眾帶走的三件事情
這也是作者在這一兩年和同事學到的一個很重要的簡報技巧，準備你希望聽眾帶走的三件事情能夠讓簡報準備的內容不至於太過發散，在演講過程中可以不斷地強調這三件事以輔助你想讓聽眾帶走的內容。
一張簡報以 3 分鐘內為限
很多人曾經問我，該如何準備簡報在時限內講完。作者會將每一頁的簡報內容控制在 2~3 分鐘內，假設是 40 分鐘的演講，那麼作者會準備大約 20 頁左右的內容，然後當天再準備手機趁空擋偷喵一下時間多數情況下可以在時間內完成。
適時地保留 Q&A 時間
Q&A 非常適合在內部演講，尤其是在 Training 的時候 Q&A 相對重要，但如果是在大型演講時 Q&A 作者大多預留 5 分鐘就很多了，通常大型場合在台灣聽眾都不太敢舉手發言。
Thank you & more
最後一頁的簡報作者很常拿來做總結，通常也是停留在整場演講最久的一張簡報，所以除了 Thank you 以外還會放一些 Survey 的 QR code，或者參考資源等等，好好把握最後一頁簡報有時候會有一些意外的收穫。
工程師最常見的演講錯誤
身為一位工程師，總是想要把自己最厲害的東西一次搬出來，但往往狀況不盡理想，以下列的幾點都是作者親身經歷犯下的錯誤，也分享給大家
一張簡報表達太多事情
在現場的聽眾往往在短時間內無法吸收太多，如果可以一張簡報就呈現一件事情就好，以 1:1 的比例原則可以讓聽眾更容易聽懂你想表達的事情。
太多文字或太多圖片
文字多尤其是中文不容易抓到重點，最好可以用不同顏色標記想表達的內容。而太多圖片在聽眾演講後重讀簡報時也不容易理解。
演講超時或過短
演講的時間通常需要一點經驗累積，避免超時或過短的演講時間，如果是在大型演講通常仍有下一場講者在等待測試環境，避免超時是演講基本的禮儀。
資訊爆炸
這點最常見在工程師演講時發生，多數講者都準備了滿滿的乾貨，希望在一場演講上大展身手，但別忘了人能夠在短短 40 分鐘內吸收的資訊有限，有一些資料其實可以放在參考資料在簡報簡短介紹即可，多保留一些內容也可以在演講後討論，或者下次再另闢主題。
透過觀眾的回饋改善下一次演講
「聆聽觀眾的反饋」其實是最現實也是最容易讓自己改進的一個方法，如果你是一個很常需要簡報的人，那麼在簡報的最後一頁加入 Survey 的 QR code 或是請主辦單位提供問卷機制是非常重要的，當然也要有心理準備可能會有一些不舒服的回饋，但這也是讓自己成長的機會。
相信每一場表演之後幾乎是一個精疲力盡的狀態，想要趕緊找個床給他躺下去睡個一天，但是請記得找個時間回頭看看當時觀眾的回饋是否有需要改進的空間，看看從觀眾的角度是否講得太快？簡報是否容易理解？講話是否流暢等等，好的評價可以提升自己的信心，不好的評價可以讓自己有改進的機會，一回生二回熟後就能夠漸漸改善自己的演講能力。
參考資料
- Architects – How to Pull off an Amazing Presentation
- 10 Tips to Help You Give Amazing Presentations
- Presentation Tips for Architects, Part 1
- Presentation Skills, Tips & Techniques
